mengelola perubahan organisasi

A. SIFAT DARI PERUBAHAN ORGANISASI

Perubahan organisasi (Organization Change) merupakan modifikasi substantive pada beberapa bagian organisasi. Oleh karena itu, perubahan dapat melibatkan hampir semua aspek dari suatu organisasi seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, orang-orang di dalam organisasi itu sendiri, dan lain sebagainya. Setiap perubahan yang terjadi dalam organisasi memiliki dampak yang besar bagi organisasi itu sendiri. Dan tentunya perubahan itu diharapkan mampu memberi dampak positif yang membuat organisasi bisa berjalan secara efektif dan efisien.

1. Dorongan Untuk Berubah

Adanya permasalahan yang terjadi dalam sebuah organisasi menuntut sebuah perusahaan untuk berubah agar kegagalan yang dihadapi dapat di antisipasi, dorongan untuk berubah di pengaruhi oleh 2 faktor, yaitu faktor eksternal organisasi dan faktor internal organisasi.

- Dorongan eksternal

Dorongan eksternal adalah dorongan untuk berubah yang berasal dari lingkungan umum seperti pertukaran mata uang, tingkat bunga international, inflasi, pesaing, pemasok, dan peraturan pemerintah.

- Dorongan internal

Dorongan internal adalah dorongan untuk berubah yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri, misalnya dari tenaga kerja.

2. Perubahan Terencana Versus Perubahan Reaktif

Perubahan terencana (Planned Change) adalah perubahan yang dirancang secara berurutan dan tepat waktu sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.

Perubahan reaktif (Reactive Change) adalah perubahan atau respons bertahap terhadap peristiwa ketika muncul. Perubahan reaktif dilakukan dengan cepat sehingga potensi untuk perubahan yang disusun dan dilaksanakan bisa mengakibatkan kebobrokan organisasi meningkat. Itu sebabnya perubahan terencana lebih dominan dalam proses perubahan daripada perubahan reaktif.

B. MENGELOLA PERUBAHAN DALAM ORGANISASI

Perubahan organisasi merupakan suatu fenomena yang kompleks, sehingga seorang manajer tidak bisa melakukan suatu perubahan terencana secara langsung namun perlu perubahan secara sistematis dan logis agar memiliki suatu kesempatan realistic untuk berhasil. Untuk mengimplementasikan perencanaan untuk perubahan, manajer perlu memahami langkah-langkah yang efektif dan bagaimana mengatasi penolakan karyawan terhadap perubahan-perubahan yang efektif dan bagaimana mengatasi penolakan karyawan terhadap perubahan.

1. Langkah-langkah dalam Proses Perubahan

Langkah-langkah dalam proses perubahan menurut Kurt Lwein yang kemudian disebut model Lewin adalah :

Unfreezing, yaitu proses penjelasan perubahan kepada individu yang akan terpengaruh oleh perubahan agar dapat memahami mengapa perubahan itu diberlakukan.
The Change it Self, yaitu perubahan itu sendiri, yang dimplementasikan / dihilangkan.
Refresing, yaitu proses penekanan dan mendukung perubahan sehingga ia menjadi bagian dari sistem..

Selain model Lewin, ada juga langkah lain seperti pendekatan komprehensif terhadap perubahan. Pendekatan ini memerlukan pandangan sistwm yang memaparkan serangkaian langkah-langkah spesifik yang sering menyebabkan keberhasilan suatu perubahan. Langkah-langkah tersebut dapat dilihat pada bagan dibawah ini :

Gambar 1. Langkah-langkah dalam perubahan

2. Memahami Penolakan akan Perubahan

Elemen lain dari manajemen perubahan yang efektif adalah memahami penolakan yang seringkali mengikut perubahan. Manajer harus tahu mengapa orang menolak perubahan dan apa yang bisa mereka lakukan terhadap penolakan. Penolakan sering terjadi karena ketidak pastian, kepentingan pribadi yang terencana, perbedaan persepsi dan rasa kehilangan.

- Ketidak pastian

Seorang karyawan mengadakan penolakan terhadap perubahan karena ketidak pastian. Dalam hal ini, akan muncul kekhawatiran mengenai kemampuan mereka untuk memenuhi tuntutan pekerjaan baru serta keamanan pekerjaan yang akan terancam.

- Kepentingan pribadi yang terancam

Banyak perubahan yang mengganggu kepentingan pribadi dalam suatu organisasi, sehingga secara potensial bisa mengurangi kekuasaan atau pengaruh mereka dalam organisasi.

- Perbedaan persepsi

Persepsi yang berbeda mengakibatkan seseorang bisa menolak perubahan bahkan tak jarang perbedaan persepsi ini mengakibatkan kerjasama antara manajer dan karyawan bisa kompleks.

- Rasa kehilangan

Rasa kehilangan terhadap sesuatu yang dimiliki bisa membuat seseorang menolak perubahan yang terjadi. Sebagai contoh dalam sebuah organisasi akan terjadi perubahan, tapi perubahan itu bisa membuat dia kehilangan kekuasaan, status, dan keamanan kerja sehingga kemungkinan untuk menolak perubahan itu terjadi.

3. Mengatasi Penolakan Terhadap Perubahan

Seorang manajer seharusnya tidak menyerah dalam menghadapi penolakan terhadap perubahan, tetapi melakukan teknik, antara lain :

Partisipasi

Partisipasi merupakan teknik yang paling efektif untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan. Karyawan yang berpartisipasi dalam perencanaan dan berpartisipasi dalam menerapkan suatu perubahan lebih dapat memahami alasan dari perubahan tersebut. Masalah ketidak pastian dapat dikurangi dari kepentingan pribadi dan hubungan sosial lebih tidak terancam.

Pendidikan dan komunikasi

Mendidik karyawan mengenai kebutuhan akan perubahan dan hasil yang diharapkan dari suatu perubahan yang tertunda seharusnya mengurangi penolakan mereka. Komunikasi yang terbuka juga diharapkan mampu mengurangi penolakan selama proses perubahan serta ketidak pastian dapat diminimalkan.

Fasilitas

Prosedur fasilitas juga sangat penting saat membuat sebuah perubahan. Ketika mengumumkan sebuah perubahan di muka umum dan memberikan waktu bagi orang untuk melakukan penyesuaian terhadap cara baru dalam melakukan berbagai hal bisa membantu mengurangi penolakan terhadap perubahan.

Analisis Bidang Kekuatan

Walaupun analisis bidang kekuatan mungkin terdengar seperti sesuatu yang berasal dari sebuah film star trek, namun analisis ini juga dapat membantu mengatasi penolakan terhadap perubahan. Dalam setiap situasi perubahan, berbagai kekuatan bertindak mendukung dan menolak perubahan. Oleh sebab itu, manajer mulai mengumpulkan setiap rangkaian kekuatan dan berusaha untuk mempengaruhi keseimbangan agar kekuatan yang memfasilitasi perubahan lebih besar dari pada kekuatan yang menolak perubahan.

C. BIDANG-BIDANG PERUBAHAN ORGANISASI

Bidang-bidang perubahan dalam masing-masing kategori dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
Struktur dan Rancangan Organisasi Teknologi dan Operasi Orang
Rancangan pekerjaanDepartementalisasiHubungan pelaporanDistribusi otoritasMekanisme koordinasiStruktur lini-stafRancangan keseluruhan

Budaya

Manajemen SDM
TeknologiPeralatanProses pekerjaanUrutan pekerjaanSistem pengendalian Kemampuan dan keterampilanKinerjaPersepsiEkspektasiSikapNilai

Secara umum, sebagian besar campur tangan perubahan dilakukan dengan cara:

Mengubah struktur dan rancangan
Mengubah teknologi dan operasi
Mengubah orang
Merekayasa ulang dalam organisasi

D. PENGEMBANGAN ORGANISASI

1. Asumsi Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi (Organization development) adalah suatu usaha terencana yang berskala organisasi, yang dikelola dari puncak, dan dimaksudkan untuk meningkatkan efektifitas dan kesehatan organisasi melalui referensi yang terencana dalam proses organisasi yang menggunakan pengetahuan perilaku. Teori dan praktek dari pengembangan organisasi didasarkan pada beberapa asumsi yaitu :

Karyawan memiliki keinginan untuk tumbuh dan berkembang.

Karyawan memiliki kebutuhan yang kuat untuk diterima oleh orang lain.

Keseluruhan organisasi dan rancangannya akan mempengaruhi perilaku individu dan kelompok dalam organisasi, sehingga perlu untuk mengambil keuntungan dari keterampilan karyawan serta menghilangkan aspek-aspek dari organisasi yang menghambat pertumbuhan karyawan, pengembangan dan penerimaan kelompok.

2. Teknik-teknik Pengembangan Organisasi

Aktivitas diagnostik
Membangun tim
Timbal balik survei
Pendidikan
Aktivitas antar kelompok
Penyelesaian melalui pihak ketiga
Aktivitas teknostruktural
Konsultan proses
Perencanaan hidup dan karierBimbingan dan konseling
Perencanaan dan penetapan tujuan

3. Efektifitas dari Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi merupakan suatu bentuk penting dari perubahan organisasi yang berfokus pada isu proses efektivitas dari pengembangan organisasi bisa disebabkan oleh intervensi maupun perubahan kondisi ekonomi dan faktor lainnya.

E. INOVASI ORGANISASIONAL

Inovasi (innovation) adalah usaha yang terkelola dari suatu organisasi untuk mengembangkan produk atau jasa baru, atau kegunaan baru dari produk atau jasa yang ada.

1. Proses Inovasi

Proses inovasi terdiri dari :

Pengembangan Inovasi
Aplikasi inovasi
Peluncuran inovasi
Pertumbuhan aplikasi
Kematangan inovasi
Penurunan inovasi.

2. Bentuk Inovasi

Bentuk inovasi terdiri dari :

Inovasi Radikal Versus Inovasi Bertahap

Inovasi radikal (Radikal Innovation) adalah produk, jasa, atau teknologi yang dikembangkan oleh suatu organisasi yang sepenuhnya menggantikan produk, jasa, atau teknologi yang ada dalam suatu industri.

Inovasi bertahap (Incremental Innovation) adalah produk, jasa, atau teknologi baru yang dimodifikasi produk, jasa, atau teknologi yang ada.

Inovasi Technical versus Inovasi Manajerial

Inovasi Technical (Technical Innovation) adalh perubahan dalam penampilan fisik atau kinerja dari suatu produk atau jasa, atau proses fisik dimana suatu produk atau jasa dibuat.

Inovasi manajerial (Managerial Innovation) adalah perubahan dalam proses manajemen dimana produk dan jasa disusun, dibangun, dan diberikan kepada konsumen.

Inovasi Produk versus Inovasi Proses

Inovasi Produk (Product Innovation) adalah perubahan dalam karakteristik atau kinerja dari produk atau jasa yang ada atau penciptaan dari produk atau jasa yang sama sekali baru.

Inovasi proses (Process Innovation) adalah perubahan dalam cara produksi dan jasa dibuat, diciptakan, dan didistribusikan. Inovasi proses secara langsung mempengaruhi manufaktur.

Dampak dari inovasi produk dan inovasi proses terhadap pengembangan ekonomi dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Gambar 4. Dampak dari inovasi produk dan proses terhadap pengembalian ekonomi.

Pengembangan Penerapan Peluncuran Pertumbuhan Kematangan Penurunan
Inovasi produk Inovasi proses

Ketika proses inovasi bergerak dari pengembangan menuju penurunan, pengembalian ekonomi dan inovasi produk secara berangsur menurun. Sedangkan pengembalian ekonomi dari inovasi proses meningkat selama proses yang sama itu.

Kegagalan untuk berinovasi.

Untuk tetap kompetitif dalam perkembangan ekonomi saat ini, maka organisasi harus inovatif. Akan tetapi terkadang organisasi gagal dalam berinovasi karena di pengaruhi oleh 3 faktor yaitu :

Kurangnya sumber daya

Kurangnya sumber daya dalam sebuah perusahaan atau organisasi menyebabkan organisasi itu tidak bisa berinovasi, baik keterbatasan sumberdaya manusia maupun keterbatasan sumber daya alam. Keterbatasan modal juga sering membuat program inovasi atau tidak mempekerjakan yang diperlukan untuk menjadi inovator.

Kegagalan untuk mengenali kesempatan

Ketidak mampuan dalam menyerap semua inovasi, maka perusahaan perlu mengembangkan kemampuan untuk mengevaluasi secara hati-hati untuk memilih salah satu inovasi yang memiliki potensi terbesar. Untuk memperoleh keunggulan kompetitif. Suatu organisasi harus membuat keputusan investasi sebelum proses inovasi mencapai tahap matang. Jika organisasi tidak terampil dalam mengenali dan mengevaluasi kesempatan yang ada, namun sebuah perusahaan tidak boleh terlalu berhati-hati karena bisa menyebabkan kegagalan berinvestasi pada inovasi yang nantinya akan menjadi keberhasilan bagi perusahaan lain.

Penolakan akan perubahan.

Kebanyakan organisasi cenderung untuk menolak sebuah perubahan, padahal inovasi artinya mampu produk lama dan cara lama dalam melakukan segala sesuatu dan menggantinya dalam produk baru dan cara baru untuk melakukan suatu hal. Jenis perubahan ini merupakan hal yang sulit bagi manajer dan anggota organisasi sehingga memperlambat proses inovasi.

4. Mendorong Inovasi Dalam Organisasi

Ada 3 cara spesifik untuk mendorong inovasi, yaitu :

Sistem penghargaan

Sistem penghargaan adalah cara mendorong dan tidak mendorong perilaku tertentu dari karyawan dalam suatu perusahaan. Komponen utama dari sistem penghargaan termasuk gaji, bonus, dan tunjangan. Menggunakan sistem penghargaan untuk mendorong inovasi merupakan cara yang cukup mekanis dan teknik manajemen yang efektif. Ide dalam pemberian penghargaan keuangan maupun non keuangan kepada karyawan bisa menjadi motivasi tersendiri untuk mengembangkan ide inovatif. Penting bagi organisasi untuk menghargai perilaku kreatif, tapi perlu juga menghindari hukum kreativitas yang tidak menghasilkan inovasi yang baik.

Budaya Organisasi

Budaya suatu organisasi adalah serangkaian nilai, kepercayaan, dan simbol yang membantu membimbing perilaku, Suatu budaya organisasi yang kuat, dan difokuskan dengan tepat dapat mendukung aktivitas inovatif karena budaya bisa mengkomunikasikan sebuah inovasi. Suatu budaya organisasi yang dikelola dengan baik dapat mengkomunikasikan bahwa inovasi dihargai dan akan diberi penghargaan dan bahwa kegagalan yang kadang terjadi dalam mencari ide baru tidak hanya diterima tapi juga sudah diperkirakan.

Intrapreneurship dalam Organisasi yang lebih besar.

Untuk menggunakan intrapreneurship dengan sukses yang inovatif dan inovasi, maka organisasi harus menemukan individu seperti :

1) Penemu (Inventor) adalah orang yang benar-benar menyusun dan mengembangkan ide, produk, atau jasa baru dengan proses kreatif.

2) Produk champion adalah seorang manajer menengah yang mengetahui proyek, serta membantu mengatasi penolakan dalam organisasi dan mampu meyakinkan orang lain dalam menangani inovasi product champion biasanya memiliki pemahaman terbatas mengenai aspek teknologi dari inovasi, tetapi ahli dalam mengetahui bagaimana organisasi bekerja, dukungan siapa yang diperlukan untuk mendorong proyek ke depan, dan siapa yang harus dihubungi untuk mengamankan sumber yang diperlukan untuk pengembangan yang berhasil.

3) Sponsor adalah manajer tingkat puncak yang menyetujui an mendukung suatu proyek. Orang ini mungkin berjuang untuk, mendapatkan anggaran yang diperlukan untuk mengembangkan suatu ide, mengatasi argumen yang menentang proyek, dan menggunakan politik organisasi untuk memastikan kelangsungan proyek. Dengan seorang sponsor, ide penemu memiliki kesempatan yang lebih baik untuk dikembangkan.